Животът в офиса

Разработваме проект за новия офис на голяма международна компания в България. В една от темите си споделихме, че човек прекарва най-много съзнателно време от деня си в работната си среда. Офисът е място за среща и съвместно пребиваване; комуникацията и работата в екип са решаващи за успеха на цялата компания. Докато търсихме най-добрите решения за обособяване на пространствата на нашия клиент, намерихме 10-те най-често срещани процеси и дейности по време на колаборация в един офис. Анализирайки какво правим в офиса, обособихме различните места, подходящи за всяка една дейност.

Колаборацията, в най-основната си форма, е колективен процес на създаване, решаване на проблеми и постигане на една обща цел. Но методите на това как точно си сътрудничим и работим заедно, варират значително. Същото важи и за пространствата, в които се случват всички процеси и дейности. За това за всеки отделен случай и вид работа, ние подготвяме индивидуално пространство, което да служи на своите обитатели.

1. Chat – Непринудените разговори и закачки между колеги

“Чатът” често е случаен и е импровизирано взаимодействие с колега. Той предлага възможност да наваксате, да питате бърз въпрос или да намерите становище. Често започва с по-общи теми за уикенда, децата, колегите и след това се превръща в конкретна идея и щрих по точен въпрос, на който търсите решението. В повечето случай местата за това са там, където е кафе машината или релакс зоната, където се чувстваме по-освободени и не толкова формално ангажирани.

2. Общуване по работа

Това е целенасоченото взаимодействие между двама трима колеги, които искат да се справят с даден проблем. Разговорът по-скоро е формален и единствено по работа. Място – малките конферентни зали, които не е нужно да резервираме предварително. Просто влизаме и споделяме.

3. Co-Creation – или така нареченият брейнсторминг

Това е генерирането на нови идеи и съдържание между различните групи и отдели в офиса. Много полезна дейност, която позволява даден проблем да се разгледа от различни гледни точки и съответно да се реши по различен и нов начин. Място – мийтинг пойнтовете, пръснати из офиса. Или релакс зоната.

4. Разделяй и владей

Стратегията “Разделяй и владей” по време на работния процес се случва, когато хората от един отдел намират за ценно да работят по отделните компоненти на един проект, като същевременно поддържат непосредствена близост един до друг. Паралелна работа помага за решаване на проблеми бързо и позволява спонтанното сътрудничество. Място в офиса – работните бюра, които са така организирани, че всеки отдел е същевременно част от целия офис, а и отделен сам по себе си.

5. Спешни съвещания

Мисля, че няма смисъл от подробни обяснения, но все пак – това са извънредните ситуации и спешни въпроси, които изникват неочаквано по време на работния процес. Място – малките конферентни зали, разположени в близост до работните пространства.

6. “Нажежяване и охлаждане”

На всички ни се е налагало да сменим в последния момент слайд от презентация, да променим нещо по даден проект. Тази “загрявка” попринцип се случва в последната минута и в най-неподходящия момент. Най-доброто решение, за да “охладим” ситуацията е да се изолираме и на спокойствие да свършим работата до край. Място – т.нар. “docklands” – типология мебели за откритото пространство, които като централен елемент предлагат временно алтернативно работно място за изолирана и концентрирана работа.

7.  Презентации

Или казано друго ядче – “Show & Tell”. Това са планирани събития за споделяне на информация между колеги, клиенти и пр. Основният фокус е представянето на информация и обсъждането й. Място – големите конферентни зали, в които могат да се събират голям брой хора. Нужни са проектор и всички останали нужни техно джаджи :).

8. Process & Respond

Това е “работата, генерирана от работата” – обратна връзка на мейли, телефонни разговори, текстови съобщения, които са неизменна част от работния процес и без тях работата не върви напред. Място – може да е личното бюро, релакс или кафе зоните, няма значение. Важното е да имаме компютър, таблет или телефон под ръка, с които да свършим работата.

9. Create

Това вече е истинската част от работния процес. Човек се занимава индивидуално с решаването на дадени проблеми и казуси. Това са моментите и времето, в което работещия разгръща потенциала си и върши максимално голям обем от работата.

10. Релакс и отдих.

Работа, работа, работа…СТОП. ПАУЗА. За момент игнорирайте цялата работа и си дайте почивка. Което не означава да си проверите фейсбука или личната поща. Станете и се раздвижете до релакс зоната. Успокойте се, вдъхновете се, презаредете! Прочете абзац от книга или списание, което няма нищо общо с работата ви. Рисувайте или послушайте музика! В тези момент идват истинските прозрения и проблясъци! Не игнорирайте моментите, когато сте изморени. Просто починете!

Имате ли във вашия офис всички тези пространства и кое е най-любимото ви място?

(използвани са снимки от Herman Miller)

ALL in Studio